※ "概要" と "共有ドライブの使い方" は全員お読みください

このページについて

このページでは小天での共有ドライブの使い方、既存のファイルの移動方法、運用変更に至った背景を説明しています。

概要

小天ではこれまでGoogleドライブの共有機能を使い、事務局やサブグループ、各種イベントの運営に必要なファイルをやり取りしていました。しかしこの方法ではファイルのオーナー（作成者）が退会したり事務局を辞めるとファイルの取り扱いが難しくなるという課題を抱えていました。

上記の問題を解消するため、今後はGoogleドライブ内の「共有ドライブ」という機能を使ってファイルを管理するようお願いいたします。

これにより小天という組織がファイルのオーナーになり、個人に依存しない形でファイルの変更、削除、公開範囲の変更ができるようになります（詳しくはこのページ下部の「運営に至った背景」を参照ください）。

つきましては下記2点ご協力ください。

1. 今後、小天の活動で使うファイルは共有ドライブ内に置いてください

   • 今までのフォルダには新しいフォルダへのショートカットを設置しました

2. 今までのファイルを共有ドライブに移動したいのでご協力をお願いします（該当者には個別に連絡差し上げます。移動に際しての留意事項は「ファイル移動のお願い」をご参照ください）

なお、共有ドライブを使うことによる変化をこのページの「今までのファイル、フォルダの扱い」「共有ドライブになって変わること」にまとめました。ご一読ください。

ファイル移動のお願い

※作業が必要な方には個別に連絡差し上げます

今までのファイルを共有ドライブに移動したいのですが、それができるのはファイルのオーナーのみです。そのため多くの方のご協力が必要です。

ファイルのオーナーになっている方には順次個別にメールで連絡差し上げます。大変お手数ですがメールに記載の指示に従いファイルの移動、またはオーナー権限の譲渡をお願いします。

注意点

共有ドライブに移動するという操作は、オーナー権限を小天に譲渡するということと同義です。

そのため（あまり多くはないケースだと思いますが）、データのコピーが手元になく、かつ将来に渡って個人の著作物として使いたい場合は共有ドライブに移動せず以下のいずれかのご対応をお願いします。

• オリジナルのファイルをダウンロードしておいてから共有ドライブに移動する

• オリジナルのファイルのコピーをマイドライブに作ってから共有ドライブに移動する（ファイル数が多い場合はコピーツールを提供します）

例：「撮影した写真をSDカードから直接アップロードした」「Googleドキュメントで資料をまとめた」というデータで、小天以外で使う可能性がある場合

詳細

興味のある方はお読みください

今までのファイル、フォルダの扱い

ファイル

今まで使っていたファイルは共有ドライブに可能な限り移動します（前述の通りオーナーの方々の協力が必要です）。

その場合ファイルのURLは変わりません。ブラウザにブックマークしていたものは引き続きお使いいただけます。

フォルダ

フォルダは移動できないため共有ドライブ内に全く同じフォルダ構成を再現しました。移行先がわかるように、新フォルダへのショートカットも配置しています。大変お手数ですがブックマークの再設定をお願いいたします。

共有ドライブになって変わること

ファイルのオーナーが小天になる

これまでは、ファイルを作成した人がオーナーでそのファイルを小天の関係者に共有するという形でした。今後、共有ドライブに置かれたファイルは小天という組織がオーナーになります。これにより、ご自身が作成したファイルであっても退会後は原則アクセスできなくなります。

ファイルの容量が個人アカウントで消費されないようになる

Googleドライブの容量は無限ではありません（無料枠はひとりあたり15GBです）。共有ドライブに置いたファイルの容量は小天という組織の枠で計上されるようになりますので、各人にご負担していただいていた容量が開放されます。

使えるファイルがわかりやすくなる

これまではサブグループのトップのフォルダは、URLを理事などから教えてもらうことでしか把握できませんでした。共有ドライブでは自身がアクセス可能なフォルダがメニューに表示されます。

運用変更に至った背景

今までのファイル共有による運用では、以下の課題を抱えていました。

1. ファイルの作成者（オーナー）が退会したり事務局を辞めてもファイルにアクセスできる

   • 閲覧できるだけでなく、ファイルの変更、削除、公開範囲を変えることもできる

2. ファイルを削除できるのはオーナーのみ（他の人は共有を解除することしかできない。一見するとフォルダから消えていてもオーナーのマイドライブには残る）

3. 誤った公開範囲を設定している場合でもオーナーに依頼しなければ変更できないことがある

すなわちファイルのオーナーが過剰な責任を負っており、万が一情報漏洩などの事故が起きた場合に会としての対処が十分にできない可能性がありました。ファイルの容量（課金対象）が個人の負担になっていた点も課題と言えます。

共有ドライブを使うことで小天という組織がオーナーになり、上記の課題は解消する見込みです。